Brief strony internetowej: co przygotować przed wyceną i projektem

Brief strony internetowej to opis tego, co firma chce osiągnąć, komu ma służyć strona i jakie zadania powinna umożliwiać. Do pierwszej rozmowy przydadzą się informacje o ofercie, odbiorcach, potrzebnych funkcjach i posiadanych materiałach. To podstawa do ustalenia zakresu oraz wyceny.

Nie musisz wcześniej zaprojektować menu, napisać wszystkich tekstów ani wybrać technologii. Wpisz, co już wiesz, a niewiadome oznacz jako „do ustalenia”. Ważne, żeby wykonawca widział różnicę między podjętą decyzją a pomysłem wymagającym rozmowy.

W tym artykule znajdziesz wzór briefu do skopiowania i przykład jego fragmentu. Możesz wykorzystać je przed kontaktem z wykonawcą, a następnie uzupełnić o wspólne ustalenia.

„Potrzebuję nowoczesnej strony” opisuje oczekiwanie wobec wyglądu, ale nie wyjaśnia zadania. Pomocniejsza informacja brzmi: klient ma sprawdzić, czy obsługujemy jego miejscowość, obejrzeć przykładowe realizacje i wysłać dane do wyceny.

Opisz, kto korzysta z Twoich usług i czego potrzebuje przed kontaktem. Wykorzystaj pytania z rzeczywistych rozmów: o obszar dojazdu, zakres prac, czas realizacji, sposób rezerwacji lub przygotowanie do spotkania. Nie musisz tworzyć rozbudowanej charakterystyki odbiorcy, jeśli nie masz do niej danych.

Takie podejście odpowiada zasadzie projektowania wokół potrzeb użytkownika, opisanej w GOV.UK Service Manual. Ten materiał dotyczy usług publicznych, ale samo rozpoznanie problemu przed wyborem rozwiązania jest przydatne również przy briefie firmowej strony.

Rozdziel przy tym dwa rodzaje oczekiwań:

Pierwszy sprawdzicie podczas odbioru projektu. Drugi wymaga danych po uruchomieniu, a także sprawnej oferty i obsługi klienta. Samo wpisanie celu sprzedażowego do briefu nie gwarantuje jego realizacji.

Jeśli jeszcze rozważasz samą decyzję o budowie, pomocny będzie poradnik czy firma potrzebuje strony internetowej. Tutaj zakładamy, że przygotowujesz już rozmowę o wykonaniu lub przebudowie.

Lista usług i informacji o firmie pomoże zaproponować strukturę. Dopisz, które tematy są najważniejsze na start, a które mogą poczekać. Wykonawca może na tej podstawie zaproponować menu i podział treści, zamiast oczekiwać od Ciebie gotowej architektury.

Podobnie postępuj z funkcjami. Hasło „formularz” albo „rezerwacje” może oznaczać bardzo różną pracę.

Jeśli nie znasz rozwiązania, opisz oczekiwane zachowanie. „Chcę, żeby zapytanie trafiło do osoby od wycen” wystarczy do rozpoczęcia rozmowy. Sposób połączenia narzędzi trzeba dopiero sprawdzić. Przykłady przekazywania zapytań opisuje poradnik o automatyzacji marketingu w małej firmie.

Zaznacz również granice pierwszego etapu. Jeśli planujesz sklep w przyszłości, ale teraz potrzebujesz prezentacji oferty, powiedz o obu rzeczach. Nie zakładaj, że przyszła funkcja automatycznie mieści się w cenie obecnej strony.

Zbierz posiadane opisy usług, logo, zdjęcia, realizacje, dane kontaktowe i materiały, które pomagają wyjaśnić ofertę. Na początku liczy się informacja, co istnieje i czy można to wykorzystać. Gotową prezentację sprzedażową lub starą stronę również warto wskazać jako źródło wiedzy.

Przy każdym materiale dopisz trzy rzeczy: czy jest aktualny, kto go zatwierdza i czy wymaga opracowania. Zdjęcia mogą być gotowe do użycia, ale tekst oferty sprzed kilku lat wymagać rozmowy i redakcji.

Nie musisz pisać całej strony przed pierwszą rozmową. Trzeba natomiast uzgodnić, czy wykonawca opracowuje teksty z rozmowy i materiałów, redaguje dostarczony tekst, czy tylko wstawia gotowe treści. To inne zakresy pracy.

Przekazuj materiały, które firma może wykorzystać, i wskaż ewentualne ograniczenia. Jeśli nie wiesz, czy możesz opublikować zdjęcie albo opinię, oznacz to do sprawdzenia. Podobne strony możesz pokazać jako inspirację, dopisując, co konkretnie pomaga w korzystaniu z nich. Nie zlecaj kopiowania cudzych tekstów, zdjęć ani całego projektu.

Podaj adres obecnej witryny, znane problemy i elementy, które warto zachować. Dopisz, czy działają formularze, skąd przychodzą kontakty i czy masz dane o odwiedzinach. Jeżeli nie masz pomiaru, napisz to wprost. Brak danych nie oznacza braku ruchu.

W briefie wystarczą informacje, u kogo utrzymujesz domenę, stronę i pocztę oraz kto zarządza tymi usługami. Nie wpisuj haseł, kodów odzyskiwania ani kluczy dostępu. Sposób nadania potrzebnych uprawnień ustalcie osobno. Zaznacz, jeśli nie wiesz, na jakim koncie znajduje się dana usługa.

Przy zmianie strony trzeba też ustalić, co stanie się z obecnymi adresami podstron. Google w dokumentacji przenoszenia witryn opisuje przygotowanie mapowania starych i nowych URL oraz przekierowań, gdy adresy się zmieniają. W briefie nie musisz projektować takiej mapy, ale wskaż, że istniejąca strona ma zostać zastąpiona.

Dopisz ważne podstrony, artykuły i adresy wykorzystywane w reklamach lub materiałach drukowanych. Zapytaj, kto sprawdzi ich dalsze działanie. Osobno uzgodnij zachowanie poczty, jeśli projekt obejmuje zmiany domeny lub hostingu. Nowy wygląd strony nie powinien być jedyną rzeczą sprawdzaną przy uruchomieniu.

Podaj dostępny budżet albo zaznacz, że potrzebujesz propozycji zakresu. Jeśli nie znasz cen, nie musisz ich zgadywać. Poproś o wskazanie prac koniecznych na start, opcji dodatkowych i elementów, które można odłożyć.

Z terminem zrób podobnie. Wskaż datę oraz powód, jeśli strona ma powstać przed wydarzeniem lub kampanią. Termin zależy też od ustalonego zakresu, materiałów, akceptacji i dostępności osób zaangażowanych. Nie traktuj orientacyjnej daty jako uzgodnionego zobowiązania przed rozmową.

Wskaż jedną osobę zbierającą uwagi firmy. Ustalcie etapy akceptacji i sposób rozliczania zmian zakresu. Poprawienie błędnego numeru telefonu różni się od dodania systemu rezerwacji, którego wcześniej nie planowaliście.

Do odbioru przydadzą się konkretne próby:

Oddziel koszt wykonania od późniejszych opłat, np. utrzymania, licencji i opieki. Zapytaj, co obejmuje wycena i co trzeba będzie opłacać osobno. Brief pomaga to ustalić, ale nie zastępuje zaakceptowanej oferty ani szczegółowego zakresu prac.

Uzupełnij znane informacje. Przy niewiadomych wpisz „do ustalenia” i, jeśli możesz, wskaż osobę, która pomoże podjąć decyzję. Wzór możesz wkleić do dokumentu lub wiadomości. Nie wymaga pobierania pliku ani zakładania nowego konta.

Wyobraź sobie firmę montującą osłony okienne. To przykład demonstracyjny, nie opis klienta Adski. Właściciel zaczyna od zdania: „Potrzebujemy strony z galerią i formularzem”. Po doprecyzowaniu fragment briefu wygląda tak:

Taki zapis nie przesądza technologii i nie obiecuje liczby klientów. Pozwala natomiast sprawdzić, czy wycena obejmuje potrzebną obsługę formularza, przygotowanie treści i edycję realizacji. Otwarta kwestia załączników staje się tematem rozmowy, zamiast ukrytym założeniem.

Przekaż wykonawcy ten sam dokument wraz z linkami do posiadanych materiałów. Poproś, żeby w odpowiedzi wskazał zakres w cenie, wyłączenia, obowiązki Twojej firmy i pytania wymagające wyjaśnienia. Jeśli porównujesz kilka propozycji, aktualizuj brief po wspólnych decyzjach i wysyłaj tę samą wersję.

W Adski zaczynamy od ustalenia celu strony i odbiorców, a następnie dopasowujemy układ oraz treści do oferty. Sprawdź tworzenie stron internetowych dla firm i prześlij informacje, które już masz. Nie musisz czekać na komplet tekstów. Zaznacz brakujące elementy, żebyśmy mogli uwzględnić ich przygotowanie w rozmowie o zakresie i wycenie.